Un logiciel de recrutement ou ATS (Applicant Tracking System) est un outil indispensable pour structurer et automatiser le processus de recrutement. Il permet de centraliser les candidatures, d’améliorer l’expérience candidat et de gagner du temps. Mais pour en tirer le meilleur parti, il est crucial de bien planifier sa mise en place. Voici les étapes clés pour intégrer un ATS dans votre entreprise avec succès.

Étape 1 : Définir vos besoins et vos objectifs

Avant de choisir un logiciel ATS, commencez par analyser votre processus de recrutement actuel. Posez-vous les bonnes questions :

• Quels sont les principaux défis à résoudre (temps de traitement des candidatures, gestion des CV, communication avec les candidats, etc.) ?
• Quels objectifs souhaitez-vous atteindre (réduction des délais de recrutement, amélioration de l’expérience candidat, etc.) ?
• Combien de personnes utiliseront cet outil ?
• Quel est votre budget ?

Un audit clair de vos besoins permettra de choisir un logiciel de recrutement adapté à vos attentes.

Étape 2 : Choisir l’ATS qui vous convient

Le marché regorge d’outils ATS, chacun avec ses spécificités. Voici quelques critères pour guider votre choix :

• Interface utilisateur : Est-elle intuitive pour votre équipe ?
• Fonctionnalités : Multidiffusion, site carrière, filtrage des CV, suivi des candidats, automatisation des tâches, reporting, outil vidéo, outil d’assessment, etc.
• Intégrations : L’ATS peut-il se connecter à vos outils existants (job boards, CRM, logiciels SIRH, logiciel de paie) ?
• Support technique : L’éditeur offre-t-il un bon service client ?
• Flexibilité : L’ATS peut-il évoluer avec vos besoins ?
• Innovation : A quelle fréquence l’ATS est mis à jour et propose des nouveauté ?
• Personnalisation : A quel niveau les interfaces pour les candidats sont-elles personnalisables pour mettre en avant sa marque employeur ?

Prenez le temps de tester plusieurs solutions et demandez des démonstrations avant de faire votre choix. Demandez éventuellement plusieurs références.

Étape 3 : Configurer et personnaliser l’outil

Une fois l’ATS choisi, il est temps de le configurer en fonction de vos processus. Cette étape est essentielle pour que l’outil soit parfaitement aligné avec vos besoins.

• Créer un workflow de recrutement : Définissez les différentes étapes (sourcing, entretiens, feedback, etc.).
• Ajouter vos équipes : Assurez-vous que tous les collaborateurs impliqués dans le recrutement aient accès à l’ATS.
• Configurer vos annonces : Intégrez vos offres d’emploi et personnalisez-les pour refléter votre marque employeur.
• Automatiser les tâches : Programmez des réponses automatiques aux candidats, des rappels pour les recruteurs, etc.

Étape 4 : Former vos équipes

Un ATS ne sera efficace que si vos équipes savent s’en servir. Investissez dans une formation complète pour tous les utilisateurs :

• Recruteurs : Comment filtrer et évaluer les candidatures.
• Managers : Comment suivre les candidats dans le pipeline.
• Administrateurs : Comment gérer les paramètres et les rapports.

Soyez attentif au niveau de service proposé par les éditeurs pour ce point. Certains éditeurs proposant des formations gratuites ou payantes pour vos collaborateurs.

Étape 5 : Lancer et suivre les performances

Une fois l’ATS opérationnel, commencez à l’utiliser pour vos recrutements. Pendant les premières semaines :

• Collectez les retours : Demandez à vos équipes ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré.
• Analysez les données : Suivez les KPI comme le temps de recrutement, le nombre de candidatures reçues, ou encore le taux de conversion entre les étapes.
• Ajustez si nécessaire : Modifiez les workflows ou les automatisations en fonction des besoins.

Pourquoi investir dans un ATS ?

Mettre en place un ATS n’est pas seulement une décision technologique, c’est un choix stratégique car le recrutement est un éléments critique pour toutes les organisations et être compétitif et efficace sur ce point est clef. Il vous aide à :

• Simplifier vos tâches administratives.
• Gagner du temps sur chaque étape du recrutement.
• Offrir une meilleure expérience aux candidats.
• Améliorer la collaboration entre recruteurs et managers.
• Piloter votre recrutement grâce à des données fiables.
• Attirer et recruter les meilleurs talents.

La mise en place d’un ATS demande une réflexion préalable et un accompagnement, mais les bénéfices sont considérables. En optimisant vos processus de recrutement, vous améliorez non seulement vos performances, mais vous renforcez également votre attractivité en tant qu’employeur.