Onze 4-stappen gids voor het opzetten van een Onboarding proces 🤝

Naar schatting hebben 20% van de bedrijven geen specifiek proces heeft als het gaat om het integreren van nieuwe werknemers. We weten echter dat de eerste stappen van een werknemer bij het betreden van een nieuw team zeer bepalend kunnen zijn voor een succesvolle toekomst in uw bedrijf. Daarom is een effectief onboarding proces een vrij kritisch onderdeel van de eerste dagen van een nieuwe werknemer bij het bedrijf omdat ze zich dan oriënteren en integreren in het team.

Als dit de eerste keer is dat u nieuwe werknemers onboardt raden we u aan om in ieder geval deze 4 essentiële stappen te doorlopen. Dit zijn tips die wij vanuit het Beehire-team in de loop der jaren hebben geleerd en vinden dat ze behoorlijk impactvol kunnen zijn:

Behoud contact in de periode voordat de nieuwe werknemer begint

Het onboarding proces begint niet op de dag dat uw nieuwe werknemer arriveert, maar ruim daarvoor. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat u een relatie met de kandidaat onderhoudt nadat hij/zij uw jobaanbieding heeft geaccepteerd. Dit houdt hen betrokken en laat hen al wat nadenken over hun toekomstige werkgelegenheid bij het bedrijf, en op zijn minst blijf je in contact zodat ze geen ander aanbod accepteren. 

Gemotiveerde mensen gebruiken de periode vaak om zichzelf aan het werk te zetten met de zaken waarmee ze zullen omgaan wanneer ze beginnen, of bereiden zich mentaal voor door te genieten van een paar dagen vrij dankzij de vrijheid die ze nu even hebben tussen twee (bevestigde) banen.

Enkele dingen die goed werken om de toekomstige werknemer betrokken te houden:

• Stuur ze hun getekende contract vóór hun begindatum.
• Stuur ze een e-mail met verschillende elementen waarmee ze zich kunnen onderdompelen in hun toekomstige omgeving, bijvoorbeeld uw employee guidelines of beleidsdocumenten (security bv) die ze moeten bekijken.
• Dit is een grote ‘als’, maar als je in de periode een teambuilding doet of een teamlunch/-diner hebt, kun je de nieuwe werknemer zelfs uitnodigen om het team te leren kennen voordat ze beginnen. (Dit helpt ook uw team om de nieuwe werknemer te leren kennen).

Bereid een werkruimte voor

Niet weten wat men op de eerste dag moet doen is onaangenaam, nergens hebben om te zitten is net zo onaangenaam (vooral het hele “ga daar zitten, we zullen later wel zien waar we je neerzetten” is heel onprofessioneel). In plaats daarvan is het beter reeds een computer en andere werkgerelateerde materialen klaar te maken, de stoel en het bureau proper te maken, en misschien zelfs een klein welkomstcadeau voor te bereiden (een mok met hun naam, doos chocolaatjes, etc). 
Als de werknemer niet aan een bureau zit laat dan zien waar ze een (uitgekuiste) locker kunnen krijgen of ergens hun spullen kunnen opbergen.

Informeer het team

Het is behoorlijk slecht als een nieuwe werknemer op hun eerste dag op kantoor aankomt en niet weet wat z/hij moet doen, maar het is nog erger als het team ook niet weet wat de nieuwe werknemer komt doen. Een eenvoudige e-mail waarin het team en de verschillende administratieve afdelingen op de hoogte worden gebracht over de komst van de nieuwe aanwerving voorkomt veel ongemak wanneer het nieuwe teamlid toekomt. Het zorgt er in ieder geval voor dat mensen nadenken over welke taken en onboardingsessies nodig zijn, en het kan zelfs andere zaken versnellen, zoals toegang tot netwerken, apparaten en ID-kaarten.

Wat ons brengt bij…

Wijs een mentor toe …

of ten minste één enkel aanspreekpunt voor de nieuwe werknemer. Iemand waar de werknemer naar toe kan met vragen over het bedrijf, administratie en teamactiviteiten zoals lunch. Dit helpt ook veel bij het beter passen in de bedrijfscultuur, en in het algemeen appreciëren mensen dit enorm.

Dit hoeft niet altijd dezelfde persoon te zijn: sommige bedrijven hebben een roterend mentorsysteem waarbij iedereen aan de beurt komt.

Dit is een korte samenvatting van de basisprincipes als het gaat om het onboarden van een nieuwe werknemer. We horen graag van u als u vragen of opmerkingen heeft over hoe u dit op uw werkplek kunt toepassen. Neem contact met ons op of begin vandaag nog gratis!