4 étapes pour mettre en place un processus d'Onboarding🤝

On estime que 20% des entreprises n’ont aucun processus particulier en matière d’intégration des nouveaux collaborateurs. Or, on sait que les premiers pas d’un employé au sein de sa nouvelle équipe sont déterminants pour son avenir dans votre entreprise.

C’est là qu’intervient le processus d’Onboarding, à savoir le processus d’intégration et d’accompagnement d’un nouveau collaborateur.

Il est alors pertinent de se poser la question : comment procède-t-on pour mettre en place ce processus ?

Voici les 4 étapes incontournables (du moins, selon la team Beehire ) pour mettre en place un processus d’Onboarding efficace !

1. MAINTENIR UN LIEN EN ATTENDANT SON ARRIVÉE

Le processus d’Onboarding ne commence pas le jour d’arrivée de votre nouveau collaborateur, mais bien avant. En effet, il est important de veiller à garder un lien avec le candidat après qu’il ait accepté votre offre d’emploi.

Ne pas prendre de ses nouvelles, présente le risque que celui-ci se sente délaissé ou revienne sur sa position. C’est donc à vous de le rassurer et de le mettre en confiance avant sa prise de poste.

Afin qu’il anticipe au mieux son arrivée, vous pouvez par exemple :

Lui envoyer son contrat de travail signé avant sa date d’arrivée

Lui adresser un mail avec différents éléments lui permettant de s’imprégner de son futur environnement

Idéalement, organiser une rencontre en terrain neutre avec des membres de son équipe

2. INFORMER LES ÉQUIPES

Dans un second temps, il est primordial pour l’intégration de votre nouveau collaborateur de prévenir, les équipes concernées, de son arrivée. Sans cela, sa première journée peut s’avérer être assez déplaisante.

Un mail informant sa prise de fonction, adressé à son équipe ainsi qu’aux différents services administratifs, permet d’éviter tout malaise lors de son arrivée.

Une fois les managers prévenus, il est important de les impliquer dans ce processus d’intégration afin de discuter avec eux des différentes modalités à mettre en place : y’a-t-il du matériel spécifique à commander, des formations à planifier ?

3. PREPARER SON ESPACE DE TRAVAIL

Par la suite, vous devez vous assurer que son espace de travail soit prêt, fonctionnel et qu’il ne manque de rien.

Posez-vous alors les bonnes questions :

  • Son ordinateur est-il configuré ?
  • De quelles fournitures a-t-il besoin ?
  • A-t-il accès au réseau et aux différentes applications ?
  • Etc…

Avoir un espace de travail prêt le jour-J, montre à votre nouveau collaborateur que son arrivée est attendue et que toutes les fournitures nécessaires sont mise à sa disposition pour sa prise de fonction.

4. LUI ATTRIBUER UN MENTOR

Pour finir, afin d’accompagner votre nouveau collaborateur pendant toute son intégration, vous pouvez également mettre en place un système de parrainage.

Désignez-lui un mentor/tuteur qui l’accompagnera tout le long de ses premiers pas. Ce tuteur, grâce à son ancienneté et son expérience, pourra créer et faciliter le lien social avec sa nouvelle équipe ainsi que lui transmettre toutes les normes culturelles de l’entreprise.

Avoir un interlocuteur vers qui se tourner est un vrai plus pour l’intégration de votre nouveau collaborateur. Ce système de parrainage est également bénéfique pour le tuteur qui se sent valorisé, du fait de partager son expérience.

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