Beleid inzake gegevensbescherming

Uw voortdurend vertrouwen is het belangrijkste goed van TALENTIS (hierna ‘Talentis’, ‘wij’ of ‘ons bedrijf’ genoemd). Uw privacy is daarom van het grootste belang voor ons. Dit Privacybeleid (hierna te noemen het ‘Beleid’) is onder meer van toepassing op (i) websites gehost op onze domein beehire.com (hierna genoemd de ‘Website’) en (ii) alle (commerciële) relaties tussen Talentis en haar klanten, potentiële klanten en zakenpartners, en alle personen met wie wij een relatie kunnen hebben.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verwerkt door Talentis die optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens, en heft betrekking op alle vormen van gegevensverwerking waarvoor Talentis verantwoordelijk is, met uitzondering van de persoonsgegevens van ‘Kandidaten’ waarvan de verwerking door Talentis aan een specifiek beleid onderworpen is.

Dit Beleid bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Talentis verzamelt, als ook over de wijze waarop Talentis deze persoonsgegevens verwerkt.

Talentis wenst te benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met (i) de Europese Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming die op 25 mei 2018 in werking is getreden – de ‘GDPR’) en (ii) de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

Dit Beleid bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Talentis verzamelt en hoe Talentis deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

Het bezoeken van de Website, het aanvragen van onze diensten en in het algemeen communiceren met Talentis impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (via het verstrekken van uw persoonsgegevens of ‘opt-in’-deelname) van dit Beleid en dus van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.

Soorten persoonsgegevens

Talentis kan de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

  • Achternaam;
  • Voornaam;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer (vast of mobiel);
  • IP-adres;
  • Alle persoonsgegevens in het vrije veld van het contactformulier op de Website;
  • Alle persoonsgegevens die vrijwillig aan Talentis worden verstrekt (bijvoorbeeld tijdens correspondentie).

Talentis verzamelt ook automatisch anonieme informatie over uw gebruik van de Website door middel van cookies. Zo registreert Talentis bijvoorbeeld automatisch welke delen van de Website u bezoekt, welke webbrowser u gebruikt, welke website u bezocht toen u toegang kreeg tot de Website. Wij kunnen u op basis van deze gegevens niet identificeren, maar het stelt Talentis wel in staat statistieken over het gebruik van de Website op te stellen. Daarom houdt het surfen op de Talentis Website in dat u akkoord gaat met het gebruik van bepaalde cookies. Lees voor meer informatie hierover ons beleid inzake het gebruik van cookies.

Hoe persoonsgegevens worden verzameld

Deze persoonsgegevens worden verzameld in het kader van:

  • Cookies die worden geplaatst bij een bezoek aan een website van de Talentis Group;
  • Het registreren van uw persoonlijke gegevens via het contactformulier op de website van Talentis;
  • De uitwisseling van visitekaartjes;
  • Samenwerking met Talentis in het algemeen;
  • Correspondentie met Talentis (e-mail, telefoon of andere communicatiemiddelen).

De door Talentis verzamelde persoonsgegevens worden dus uitdrukkelijk en vrijwillig door jou verstrekt.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is een voorwaarde om van bepaalde diensten gebruik te kunnen maken (bijvoorbeeld om toegang te krijgen tot een demoversie van onze applicatie). U wordt geïnformeerd over welke gegevens verplicht en welke optioneel zijn.

Gebruik van persoonsgegevens

Talentis kan uw persoonsgegevens voor de in bijlage 1 van dit beleid vermelde doeleinden gebruiken.

In het algemeen zullen wij uw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken indien u daar toestemming voor heeft gegeven of indien dat gebruik is gebaseerd op een van de volgende wettelijke gronden:

  • het nastreven van onze legitieme belangen;
  • het afsluiten, onderhandelen en uitvoeren van een contract tussen ons en u;
  • het voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • het beschermen van het algemeen belang.

Bekendmaking van persoonsgegevens aan derden

Talentis zal uw persoonsgegevens niet aan derden verstrekken, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de levering van producten en/of diensten, waaronder, maar niet beperkt tot:

  • publieksanalyse van onze website;
  • Computeropslag;
  • Naleving van de wettelijke verplichtingen van Talentis.

In deze context kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan onze webmaster, onze softwareleveranciers, onze cloudpartner, onze verzekeringsmaatschappij, alsook aan verschillende dienstverleners die Talentis in het kader van haar dienstverlening kan gebruiken.

In alle gevallen waarin het noodzakelijk is dat Talentis uw persoonsgegevens aan derden verstrekt, zal de betrokken derde partij uw persoonsgegevens moeten gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van dit beleid.

  • Niettegenstaande het voorgaande kan Talentis uw persoonsgegevens echter zonder uw toestemming bekendmaken: aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Talentis daartoe wettelijk verplicht is of in verband met een gerechtelijke procedure of een toekomstige gerechtelijke procedure, en ii) om onze rechten veilig te stellen en te verdedigen;
  • Wanneer Talentis of vrijwel al haar activa door een derde partij worden overgenomen, dan kunnen uw persoonsgegevens – die Talentis heeft verzameld – een van de overgedragen activa zijn.

Grensoverschrijdende verwerking van persoonsgegevens

In principe geven wij uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Opslag van persoonsgegevens

Behalve wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart Talentis uw persoonsgegevens alleen gedurende de periode die nodig is om de in het Handvest, onder het gedeelte ‘gebruik van persoonsgegevens’, beschreven doeleinden te bereiken en te vervullen.

Talentis bewaart alle door haar verzamelde persoonsgegevens in haar papieren dossiers die intern bij de onderneming worden bewaard, op haar interne computerservers en software en op een cloudserver in de Europese Unie.

De bewaartermijnen per categorie van verwerking zijn terug te vinden in bijlage 2.

Uw privacyrechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

  • recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens;
  • recht op correctie, aanvulling of bijwerking van uw persoonsgegevens;
  • onder bepaalde omstandigheden, het recht om uw persoonsgegevens te wissen (‘recht om te worden vergeten’) (in dit verband geeft Talentis aan dat bepaalde diensten niet meer toegankelijk zijn of niet meer kunnen worden geleverd indien u bepaalde persoonsgegevens wist of laat wissen);
  • het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
  • recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • het recht om bezwaar / verzet aan te tekenen tegen de verwerking van upersoonsgegevens.

Als u uw privacyrechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met contact@beehire.com.

U kunt deze rechten kosteloos uitoefenen. Bovendien kunt u ons altijd vragen om uw persoonlijke gegevens – die u heeft verstrekt toen u uw account aanmaakte – bij te werken, te wijzigen en/of te verifiëren.

U kunt meer informatie over uw rechten vinden op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna de ‘DPA’ genoemd) via de volgende links: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_nl en https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

Bescherming van persoonsgegevens

Talentis verbindt zich ertoe redelijke voorzorgsmaatregelen van fysieke, technologische en/of organisatorische aard te nemen om (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens en (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Ondanks het beveiligingsbeleid, de controles en de maatregelen van Talentis kan geenonfeilbaar veiligheidsniveau worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of transmissie via Internet, noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, waardoor Talentis in dit opzicht geen absolute veiligheid kan garanderen.

Bijwerking van het Handvest

Talentis heeft het recht dit Handvest bij te werken door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. In dit verband is het bijzonder raadzaam de Website en de desbetreffende pagina waarop het Handvest is opgenomen, regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

De laatste versie is altijd beschikbaar via deze link.

Andere websites

De Website kan hyperlinks bevatten naar andere websites, zoals de Facebook-pagina of het Linkedin-profiel van Talentis. Wanneer u op een van deze links klikt, kunt u wordendoorgestuurd naar een andere website of internetbron die via cookies of andere technologieën informatie over u kan verzamelen. Talentis heeft geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor, of controle over die andere websites of internetbronnen of hun verzameling, gebruik en verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het privacybeleid van deze andere websites en internetbronnen te controleren om te beoordelen of zij in overeenstemming met de privacywetgeving handelen.

Contact opnemen met Talentis

Als u vragen over dit beleid heeft of over de manier waarop Talentis uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kunt u contact met ons opnemen:

  • Per e-mail: contact@beehire.com
    of
  • Per post: Talentis, Terhulpensesteenweg, 150 – 1170 Brussel.

Als u niet tevreden bent over de manier waarop Talentis uw vragen of opmerkingen heeft behandeld, of als u klachten hebt over de manier waarop Talentis uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (de ‘DPA’): Drukpersstraat, 35 at 1000 Brussels – contact@apd-gba.be.

Wat verwachten wij van u?

Wij verwachten van u dat u ervoor zorgt dat de informatie die u ons verstrekt relevant en actueel is. U moet ons ook onverwijld op de hoogte brengen van belangrijke wijzigingen in uw omstandigheden. Als u ons informatie moet verstrekken over een derde partij, zorg er dan voor dat deze u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Bijlage 1 – Doeleinden van het gebruik van persoonsgegevens

Talentis kan uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden gebruiken:

1. Het ontvangen en verwerken van vragen die via het contactformulier of op andere wijze zijn gesteld:

Een online contactformulier is beschikbaar op onze website. U kunt ook telefonisch of via een van onze medewerkers rechtstreeks contact met ons opnemen. Om aan uw verzoeken (informatieverzoeken, registratieverzoeken, enz.) te voldoen, verwerken wij een aantal van uw persoonsgegevens.

Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang.

2. Verzamelen van persoonsgegevens uit professionele sociale netwerken

In het kader van haar activiteiten kan Talentis uw persoonsgegevens verzamelen via professionele sociale netwerken. Deze gegevens worden door u aangevuld en openbaar gemaakt, Talentis heeft geen toegang tot niet-openbare gegevens met betrekking tot uw bovengenoemde account(s). Talentis gebruikt deze persoonsgegevens om een wervingsdatabase op te bouwen. Deze gegevens worden nooit zonder uw uitdrukkelijke toestemming aan derden doorgegeven.

Deze verwerking is enerzijds gebaseerd op ons legitieme belang en anderzijds op uw toestemming in geval van doorgifte van uw persoonsgegevens aan potentiële recruiters.

3. Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de website –
cookies:

Bij het gebruik van de Website vragen wij u om toestemming voor het gebruik van cookies. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw gegevens voor dit doel is uw toestemming. Deze verwerking kan gebaseerd zijn op een legitiem belang of op uw toestemming.

4. Het opzetten van mailinglijsten:

In het kader van de verschillende diensten die wij aanbieden bouwen wij een databank van contacten op. In dit kader kunnen uw persoonsgegevens in een databank worden verzameld.

De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw gegevens voor dit doel is ons gerechtvaardigd belang of uw toestemming, afhankelijk van de aard van de aan u toe te Zenden communicatie.

5. Naleving van wet- en regelgeving:

Wij zorgen ervoor dat wij de toepasselijke wet- en regelgeving naleven. Als onderdeel hiervan, en waar nodig, kunnen wij sommige van uw persoonsgegevens verwerken.

Deze verwerking is gebaseerd op het nakomen van een wettelijke verplichting.

6. Bescherming van onze rechten:

Wij kunnen uw gegevens gebruiken om onze rechten te beschermen, met name in verband met de verdediging of bescherming van wettelijke rechten en belangen, gerechtelijke procedures, de behandeling van vorderingen of geschillen, in geval van
bedrijfsherstructurering of andere fusie- of overnametransacties. Wij zullen deze gegevens gebruiken op basis van onze legitieme belangen.

Bijlage 2: Bewaartermijn per doelcategorie

DOELEINDEN VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS BASIS MAXIMALE BEWAARTERMIJN (TENZIJ ANDERS VERMELD)
Ontvangst en verwerking van vragen die via het contactformulier of op Andere wijze zijn gesteld
Gerechtvaardigd belang
2 jaar na het laatste contact met de kandidaat
Persoonlijke gegevens verzameld via professionele sociale netwerken
Gerechtvaardigd belang
2 jaar na het laatste contact met de kandidaat
Kwaliteitsoptimalisatie, websitebeheer en inhoud - cookies
Legitiem belang Toestemming
13 maanden na het laatste bezoek van de gebruiker aan de Website
Het opstellen van mailinglijsten
Legitiem belang Toestemming
- Indien geen toestemming: 4 weken (bijvoorbeeld 4 weken na de cursus in het geval van een inschrijvingsverzoek voor een cursus per e-mail);
- Indien toestemming: 2 jaar na het laatste contact met de aanvrager
Naleving van wet- en regelgeving
Wettelijke verplichting
- Sociale documenten: 5 jaar vanaf de dag volgend op het einde van de uitvoering van het contract tussen de persoon en Talentis;
- Fiscale documenten: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op het belastbaar tijdperk.
Bescherming van onze rechten
Gerechtvaardigd belang
Zolang de rechtszaak/het geschil loopt, en tot 10 jaar daarna.